RPA - GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH BẰNG ROBOT CHO DOANH NGHIỆP

Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, Robotic Process Automation (RPA) đã trở thành một trong những giải pháp tiên phong giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình. Vậy RPA là gì? Tại sao nó lại được coi là công nghệ đột phá cho doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Trường Doanh Nhân HBR. 

1. RPA là gì?

RPA (Robotic Process Automation), hay còn gọi là Tự động hóa quy trình bằng robot, là một công nghệ sử dụng rô-bốt phần mềm (bots) hoặc trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) để thực hiện các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại mà trước đây cần đến sự can thiệp của con người. 

Mr. Tony Dzung - Chủ tịch Hội đồng quản trị HBR Holdings nhận định: “RPA đang trở thành xu hướng công nghệ tất yếu trong kỷ nguyên số, khi ngày càng nhiều doanh nghiệp tận dụng nó để tự động hóa quy trình, tăng hiệu suất và giảm chi phí vận hành.”

RPA không chỉ là công cụ thay thế con người trong các công việc mang tính chất lặp đi lặp lại, mà còn nâng cao tốc độ, đảm bảo độ chính xác và hiệu suất vượt trội. 

Ví dụ, thay vì một nhân viên văn phòng phải nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu hàng ngày, RPA có thể đảm nhận toàn bộ các công việc này một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời giảm thiểu các sai sót không đáng có.

>>> Xem thêm: SFA LÀ GÌ? ĐỘT PHÁ TỰ ĐỘNG HÓA LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

2. Nguyên lý hoạt động của RPA

RPA hoạt động bằng cách mô phỏng các thao tác trên máy tính mà nhân viên văn phòng thường thực hiện, chẳng hạn như nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu hoặc xử lý báo cáo. Cốt lõi của RPA là các "kịch bản" (workflow) – những quy tắc được lập trình sẵn để robot thực hiện các nhiệm vụ theo trình tự cụ thể. Khi được kích hoạt, RPA sẽ làm việc giống như một nhân viên mới được hướng dẫn chi tiết công việc, nhưng với tốc độ và độ chính xác vượt trội.

Một điểm đặc biệt của RPA là người dùng không cần có kỹ năng lập trình. Giao diện thiết kế kịch bản trực quan cho phép nhân viên ở bất kỳ phòng ban nào – kể cả những người không chuyên về IT – dễ dàng tạo, chỉnh sửa và đọc hiểu kịch bản tự động hóa. Điều này giúp doanh nghiệp phổ biến công nghệ RPA đến mọi phòng ban mà không gặp rào cản kỹ thuật.

Ngoài ra, RPA khác biệt so với các công cụ như Excel Macro nhờ khả năng quản lý rõ ràng nội dung các kịch bản, giảm thiểu tình trạng các quy trình không thể kiểm soát. Mỗi "robot" trong hệ thống RPA chính là một kịch bản được lập trình sẵn, và doanh nghiệp có thể triển khai hàng chục, thậm chí hàng trăm "robot" để tự động hóa nhiều quy trình cùng lúc, nâng cao hiệu suất hoạt động toàn diện.

3. Một số tính năng nổi bật của RPA

RPA không chỉ giúp tự động hóa quy trình mà còn mang đến nhiều tính năng hỗ trợ mạnh mẽ cho người dùng và doanh nghiệp. Dưới đây là các tính năng nổi bật:

• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Phần mềm RPA sở hữu giao diện thân thiện, cho phép người dùng không cần kiến thức lập trình vẫn có thể thao tác. Các chức năng như kéo – thả và chỉnh sửa trực tiếp giúp xây dựng quy trình tự động hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Quản lý và giám sát toàn diện: RPA hỗ trợ theo dõi hiệu suất bot theo thời gian thực và cung cấp khả năng quản lý từ xa nhiều bot cùng lúc. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai tự động hóa trên diện rộng mà không gặp rắc rối với các điều chỉnh phức tạp.
• Độ bảo mật cao: RPA có khả năng hoạt động ẩn trong PC, đảm bảo tính bảo mật cho quy trình tự động hóa. Tính năng mã hóa dữ liệu và phân quyền người dùng đảm bảo an toàn tuyệt đối, giúp doanh nghiệp yên tâm triển khai các quy trình quan trọng.
• Tích hợp mạnh mẽ với các giải pháp khác: RPA hỗ trợ nhận diện văn bản điện tử, xác minh hóa đơn và tích hợp AI/ML để thu thập, phân tích dữ liệu. Ngoài ra, chatbot đi kèm giúp tạo ra trải nghiệm tương tác linh hoạt và liền mạch cho người dùng.
• Khả năng tương tác: RPA được tích hợp công cụ chatbot, giúp người dùng dễ dàng giao tiếp và tương tác với hệ thống. Đây là giải pháp hữu hiệu để cải thiện giao tiếp nội bộ và quản lý quy trình tự động một cách linh hoạt.

4. Lợi ích của RPA đối với doanh nghiệp

Theo chuyên gia Tony Dzung nhận định: “Với khả năng tự động hóa quy trình linh hoạt, RPA mang lại hàng loạt lợi ích vượt trội giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn lực cho doanh nghiệp.”

Dưới đây là những lợi ích nổi bật của RPA đối với doanh nghiệp:

• Phân bổ nguồn lực hiệu quả: RPA giúp doanh nghiệp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu, xử lý hóa đơn hay quản lý báo cáo. Khi được giải phóng khỏi các nhiệm vụ này, nhân viên có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.
• Nâng cao năng suất lao động: RPA có khả năng thực hiện các tác vụ với tốc độ nhanh hơn con người rất nhiều và hoạt động không gián đoạn 24/7. Điều này giúp doanh nghiệp xử lý khối lượng công việc lớn hơn trong thời gian ngắn hơn, đảm bảo hiệu quả cao mà không cần mở rộng quy mô nhân sự. 
• Tối ưu hóa chi phí: Bằng cách giảm sự phụ thuộc vào lao động thủ công, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận hành, bao gồm chi phí nhân sự và chi phí xử lý các lỗi sai sót phát sinh. Ngoài ra, việc sử dụng RPA không yêu cầu thay đổi lớn về hạ tầng công nghệ hiện tại, giúp doanh nghiệp triển khai tự động hóa mà không cần đầu tư quá nhiều.
• Tiết kiệm thời gian: RPA hoạt động dựa trên các quy trình được lập trình sẵn, thực hiện nhanh chóng và chính xác các bước công việc. Những công việc vốn mất hàng giờ để hoàn thành, như xử lý dữ liệu hay tạo báo cáo, có thể được robot hoàn tất chỉ trong vài phút. 
• Độ chính xác cao, hạn chế sai sót: Robot phần mềm tuân thủ chính xác các quy trình được lập trình sẵn, đảm bảo không có lỗi sai trong quá trình thực hiện. Sử dụng RPA, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính nhất quán và chất lượng trong mọi khâu vận hành.
• Tính linh hoạt cao và khả năng nâng cấp: Doanh nghiệp có thể dễ dàng lập trình lại bot hoặc bổ sung các tính năng mới để phù hợp với yêu cầu công việc thay đổi. Hơn nữa, hệ thống RPA có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất trong thời gian thực, giúp doanh nghiệp cải tiến và nâng cấp khi cần, đảm bảo luôn duy trì hiệu quả cao.
• Tăng khả năng mở rộng quy mô: Ứng dụng RPA giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu sản xuất tăng đột biến. Các tác vụ như xử lý đơn hàng, hóa đơn, quản lý tồn kho hay các hoạt động sản xuất và dịch vụ khác đều có thể được thực hiện hiệu quả và kịp thời.
• Tăng ROI (Return on Investment): ROI là một chỉ số dùng để đánh giá mức độ lợi nhuận ròng thu được so với tổng chi phí đã đầu tư. Việc áp dụng RPA giúp doanh nghiệp loại bỏ các chi phí không cần thiết, tối ưu hóa năng suất sử dụng nguồn lực, từ đó gia tăng lợi nhuận và đảm bảo sự phát triển bền vững.
• Lưu trữ và xử lý dữ liệu tốt: Robot phần mềm có khả năng thu thập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách chính xác và có tổ chức. Hơn nữa, tính bảo mật cao của RPA đảm bảo dữ liệu quan trọng luôn an toàn, giảm thiểu rủi ro bị rò rỉ thông tin. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu, tạo các báo cáo chi tiết, và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn. 

5. Một số loại RPA phổ biến

RPA được phân thành 3 loại chính, mỗi loại có đặc điểm và ứng dụng riêng biệt, phù hợp với những nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp:

• Attended Robot (Rô-bốt có giám sát): Loại rô-bốt này hoạt động dưới sự giám sát và tương tác trực tiếp của con người. Thường được sử dụng trong các tác vụ mà nhân viên cần hỗ trợ, như nhập dữ liệu, xử lý yêu cầu khách hàng hoặc kiểm tra thông tin trong thời gian thực. Attended Robot tối ưu hóa hiệu suất công việc, giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho nhân viên trong các quy trình thủ công.
• Unattended Robot (Rô-bốt không có giám sát): Loại rô-bốt này vận hành độc lập mà không cần sự can thiệp của con người, chỉ cần thiết lập trước các kịch bản hoạt động. Unattended Robot được áp dụng trong các quy trình tự động hóa hoàn toàn, như xử lý hóa đơn, báo cáo hoặc quản lý kho bãi. Điểm mạnh của loại này là khả năng làm việc liên tục 24/7, giúp tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
• Hybrid Robot (Rô-bốt linh hoạt): Đây là sự kết hợp giữa Attended Robot và Unattended Robot, tận dụng ưu điểm của cả hai loại. Hybrid Robot cho phép vừa tự động hóa hoàn toàn, vừa tương tác với con người khi cần thiết, mang lại sự linh hoạt cao trong vận hành. Tuy nhiên, việc triển khai loại này thường phức tạp và khó tích hợp vào quy trình chuẩn của doanh nghiệp, đòi hỏi sự đầu tư lớn về mặt kỹ thuật và quản lý.

6. Ứng dụng thực tế của RPA trong các lĩnh vực 

RPA là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và tăng hiệu quả. Dưới đây là một số những ứng dụng nổi bật của RPA trong các lĩnh vực khác nhau:

6.1. Quản trị nhân sự (Human Resources - HR)

RPA giúp giải quyết những nhiệm vụ quản trị nhân sự tốn thời gian như xử lý đơn xin nghỉ phép, tính lương, quản lý hồ sơ nhân viên, và yêu cầu đào tạo. 

Ví dụ, thay vì nhân sự phải lọc và phân tích hàng trăm hồ sơ ứng viên, RPA có thể tự động sàng lọc các ứng viên phù hợp dựa trên tiêu chí có sẵn, gửi thư mời phỏng vấn, hoặc cập nhật hồ sơ nhân viên mới. Điều này không chỉ tăng tốc độ xử lý mà còn giảm thiểu sai sót trong quản trị.

6.2. Sản xuất và phân phối dược phẩm

Trong ngành dược phẩm, nơi yêu cầu độ chính xác cao và kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt, RPA hỗ trợ kiểm tra từng lô nguyên liệu đầu vào, tự động ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm trên dây chuyền, và giám sát quy trình đóng gói. Điều này giúp đảm bảo sản phẩm đạt chuẩn trước khi xuất xưởng, đồng thời giảm bớt áp lực cho đội ngũ nhân viên.

6.3. Dịch vụ chăm sóc khách hàng

RPA cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng thông qua việc tự động hóa quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại hoặc trả lời các câu hỏi phổ biến. Các bot hỗ trợ khách hàng có thể hoạt động liên tục 24/7, trả lời nhanh chóng qua email, chatbot hoặc hệ thống tổng đài tự động. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm nguồn lực mà còn mang đến trải nghiệm khách hàng nhất quán và hiệu quả hơn.

>>> Xem thêm: 6 CÁCH CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG TỰ ĐỘNG CHUYÊN NGHIỆP, HÀI LÒNG TỨC THÌ

6.4. Du lịch

Trong lĩnh vực du lịch, RPA tự động xử lý các quy trình đặt vé máy bay, phòng khách sạn, tour du lịch, hoặc thuê xe. Ví dụ, khi một khách hàng thay đổi lịch trình, bot có thể cập nhật tự động trên hệ thống, kiểm tra tính khả dụng và điều chỉnh đặt chỗ chỉ trong vài giây. Điều này giúp các đại lý du lịch giảm thiểu lỗi và tăng sự hài lòng của khách hàng.

6.5. Y tế và chăm sóc sức khỏe

Trong lĩnh vực y tế, RPA đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hồ sơ bệnh nhân, đơn thuốc và quy trình thanh toán bảo hiểm. Các bot có thể xử lý các thông tin đơn thuốc từ bác sĩ, kết nối với hệ thống nhà thuốc và tự động hóa quy trình giao thuốc đến bệnh nhân. Điều này đảm bảo sự nhanh chóng và chính xác, đồng thời giảm thiểu sai sót trong hệ thống y tế.

6.6. Công nghệ thông tin (IT)

Trong IT, RPA giúp tự động hóa các quy trình vận hành như giám sát hệ thống, sao lưu dữ liệu, cài đặt phần mềm hoặc xử lý các yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật. Khi một nhân viên báo lỗi phần mềm, bot có thể tự động phân loại vấn đề, đề xuất giải pháp, hoặc chuyển vấn đề đến bộ phận phù hợp. Điều này giảm tải khối lượng công việc cho đội ngũ IT, đồng thời tăng tốc độ giải quyết sự cố.

6.7. Ngân hàng và tổ chức tài chính

RPA giúp đơn giản hóa các quy trình tài chính như đối chiếu dữ liệu tài khoản, xử lý các yêu cầu thanh toán và báo cáo tài chính. Các ngân hàng sử dụng RPA để tự động hóa quy trình kiểm tra hồ sơ tín dụng, giúp giảm thời gian xét duyệt từ vài ngày xuống còn vài giờ. Điều này không chỉ tăng hiệu quả vận hành mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng.

6.8. Mua sắm, chuỗi cung ứng

RPA hỗ trợ tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại trong mua sắm và cung ứng, như xử lý đơn đặt hàng, kiểm tra hóa đơn, và quản lý tồn kho. Bot có thể theo dõi trạng thái đặt hàng theo thời gian thực, phát hiện sai sót và tự động đưa ra cảnh báo, giúp doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.

7. Quy trình triển khai RPA trong doanh nghiệp

Để ứng dụng RPA một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân theo một quy trình triển khai bài bản và khoa học. Dưới đây là những bước cơ bản để triển khai tự động hóa quy trình bằng robot trong doanh nghiệp:

7.1. Phân tích và xác định quy trình có thể tự động hóa

Đây là bước khởi đầu quan trọng, giúp doanh nghiệp xác định các quy trình phù hợp nhất để ứng dụng RPA. Các quy trình này thường là những công việc lặp đi lặp lại, dễ xảy ra sai sót, yêu cầu độ chính xác cao hoặc chiếm nhiều thời gian và tài nguyên nhân sự. Ví dụ như nhập liệu, xử lý hóa đơn, theo dõi tồn kho, kiểm soát chất lượng sản phẩm....

Theo đó, Mr. Tony Dzung đề xuất đội ngũ phân tích cần tiến hành khảo sát chi tiết, lập danh sách các tác vụ cụ thể và đánh giá tác động của việc tự động hóa lên hiệu suất làm việc và chi phí vận hành. 

7.2. Xác định nhu cầu kỹ thuật và yêu cầu công nghệ

Sau khi đã xác định được các quy trình cần tự động hóa, bước tiếp theo là phân tích hạ tầng công nghệ hiện tại của doanh nghiệp. 

Theo Mr. Tony Dzung, điều này bao gồm việc đánh giá hệ thống ERP, CRM, hoặc phần mềm quản lý hiện tại để xem xét tính tương thích với giải pháp RPA. Doanh nghiệp cũng cần xác định mức độ phức tạp của các quy trình cần tự động hóa để lựa chọn công nghệ phù hợp: RPA cơ bản hay RPA kết hợp AI/ML. Việc xác định rõ các yêu cầu kỹ thuật sẽ giúp quá trình triển khai trở nên mượt mà hơn.

7.3. Lựa chọn giải pháp và đơn vị cung cấp RPA

Lựa chọn nhà cung cấp RPA phù hợp là bước quan trọng để đảm bảo quá trình triển khai hiệu quả và tối ưu hóa chi phí. Dưới đây là một số nhà cung cấp RPA uy tín mà Mr, Tony Dzung gợi ý cho doanh nghiệp:  

• UIPath: UIPath được thiết kế để phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các quy trình tự động hóa có quy mô trung bình. Điểm mạnh của UIPath là giao diện trực quan và dễ tiếp cận, tuy nhiên, khi áp dụng vào các quy trình phức tạp hoặc tích hợp nhiều luồng công việc, giao diện có thể trở nên rối rắm. Đây là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp mới bắt đầu với RPA và cần một giải pháp linh hoạt.
• Automation Anywhere: Phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn, Automation Anywhere nổi bật với khả năng xử lý quy trình ở mức độ trung bình đến cao. Công cụ này cung cấp một loạt các tính năng hỗ trợ quản lý và tối ưu hóa hiệu suất bot, đồng thời có khả năng tích hợp tốt với nhiều hệ thống doanh nghiệp. Đây là một giải pháp toàn diện, lý tưởng cho các tổ chức muốn mở rộng quy mô tự động hóa.
• Blue Prism: Là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp quy mô lớn hoặc cần xử lý các quy trình phức tạp. Blue Prism được biết đến với khả năng thực hiện nghiệp vụ ở mức độ enterprise, đặc biệt phù hợp với các tập đoàn đa quốc gia hoặc những ngành công nghiệp yêu cầu tự động hóa chuyên sâu. Tuy nhiên, giải pháp này đòi hỏi một đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm để triển khai và vận hành hiệu quả.
• Microsoft Power Automate: Nền tảng này là một phần trong hệ sinh thái của Microsoft, giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác của hãng như SharePoint, Teams, và Dynamics 365. Microsoft Power Automate là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ Microsoft, giúp tối ưu hóa chi phí và tận dụng tốt hệ thống hiện có. Đây là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp tìm kiếm sự đồng bộ trong hệ sinh thái công nghệ.

7.4. Thực hiện triển khai và kiểm tra giải pháp RPA

Quá trình triển khai RPA bắt đầu bằng việc cài đặt phần mềm và thiết lập các bot để thực hiện các quy trình được chọn. Doanh nghiệp cần:

• Xây dựng kịch bản hoạt động (workflow): Thiết kế các bước mà bot sẽ thực hiện dựa trên quy trình hiện tại.
• Thiết lập và lập trình bot: Tạo các bot RPA dựa trên các kịch bản được xây dựng, bao gồm cấu hình các bước cụ thể và các điều kiện cần xử lý.
• Thử nghiệm trên quy mô nhỏ: Triển khai thử nghiệm quy trình trên một phần nhỏ hoặc một bộ phận cụ thể để đánh giá hiệu suất và khả năng thích nghi của bot.
• Kiểm tra toàn diện: Xác minh hoạt động của bot trong nhiều tình huống, đảm bảo hệ thống không làm gián đoạn các quy trình khác và đạt được độ chính xác mong muốn.

7.5. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự

“Triển khai RPA không chỉ là áp dụng công nghệ mà còn là quá trình thay đổi văn hóa làm việc.” - Mr. Tony Dzung nhấn mạnh. 

Theo đó, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên hiểu rõ cách sử dụng, quản lý và tối ưu hóa hệ thống RPA. Nội dung đào tạo nên bao gồm:

• Hướng dẫn vận hành cơ bản, từ theo dõi hoạt động bot đến xử lý các vấn đề phát sinh.
• Phát triển kỹ năng lập trình cơ bản cho những nhân viên cần tùy chỉnh hoặc mở rộng hệ thống.
• Định hướng vai trò mới cho nhân viên, giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược thay vì các công việc thủ công trước đây.

7.6. Đánh giá và cải tiến liên tục

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của giải pháp RPA. Các chỉ số cần đo lường bao gồm:

• Hiệu suất bot: Đo lường tốc độ, độ chính xác, và khả năng xử lý khối lượng công việc.
• Hiệu quả kinh tế: So sánh chi phí vận hành trước và sau khi triển khai RPA để đánh giá mức độ tiết kiệm chi phí.
• Tác động đến nhân viên: Đánh giá mức độ hài lòng và năng suất lao động của nhân viên sau khi được giải phóng khỏi các công việc lặp lại.
  Dựa trên các kết quả này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoặc mở rộng hệ thống RPA, đồng thời tích hợp thêm các công nghệ khác như AI hoặc Machine Learning để tăng cường hiệu quả

8. Khi nào nên triển khai RPA trong doanh nghiệp?

Việc áp dụng RPA không phải lúc nào cũng là giải pháp tối ưu cho mọi doanh nghiệp. Theo Mr. Tony Dzung, trước khi đưa ra quyết định triển khai RPA, chủ doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như chi phí, hiệu quả, và độ phức tạp của quy trình.

Theo đó, có 2 trường hợp doanh nghiệp nên phát triển hệ thống RPA:

• Giá trị kinh tế vượt trội: Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng RPA khi giá trị mà bot mang lại cao hơn đáng kể so với chi phí lương phải trả cho nhân viên thực hiện công việc tương tự. Điều này đảm bảo RPA là một khoản đầu tư mang lại lợi tức (ROI) cao, giúp tối ưu hóa nguồn lực tài chính.
• Thay thế công việc lặp đi lặp lại: RPA là lựa chọn lý tưởng cho những quy trình có tính chất lặp đi lặp lại, thường xuyên và ít đòi hỏi tư duy sáng tạo. Ví dụ, các tác vụ nhập liệu, xử lý hóa đơn, hay kiểm tra dữ liệu đều có thể được tự động hóa hoàn toàn bằng bot, từ đó giải phóng nhân viên để họ tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.

Trường hợp doanh nghiệp nên phát triển hệ thống RPA

Cụ thể, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố quan trọng sau:

1 - Chi phí phát triển bot: Phát triển một bot RPA đi kèm với chi phí như sau:

• Giấy phép Control Room: Khoảng $10.000/năm, cho phép quản lý và điều phối các bot.
• Chi phí công cụ phát triển: Dao động từ $300-400 trong suốt thời gian xây dựng bot.
• Chi phí nhân sự phát triển: Mức lương phải trả cho một nhân sự Junior Developer để phát triển bot trong 3-4 tháng là khoảng 12-13 triệu VNĐ/tháng.

2 - Khả năng thay thế con người:

Tùy vào mức độ phức tạp của bot, nó có thể thay thế từ 1-2 nhân viên (độ phức tạp thấp), 5 nhân viên (độ phức tạp trung bình), hoặc hàng chục đến hàng trăm nhân viên (độ phức tạp cao). 

Vì vậy, doanh nghiệp cần so sánh chi phí phát triển bot với chi phí nhân sự mà bot có thể thay thế để quyết định có nên triển khai hay không.

3 - Độ phức tạp của nghiệp vụ và phát triển bot
Mức độ phức tạp của bot phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Tính chất nghiệp vụ: Những quy trình có khối lượng lớn hoặc yêu cầu thực hiện liên tục cũng có thể xem là có độ phức tạp cao, ngay cả khi nghiệp vụ đơn giản.
• Yếu tố kỹ thuật: Công cụ phát triển, môi trường tích hợp và nguồn lực nhân sự sẽ ảnh hưởng đến chi phí và thời gian phát triển bot.

Như vậy, doanh nghiệp cần so sánh chi phí phát triển bot với chi phí dành cho nhân sự mà bot sẽ thay thế. Dựa trên phân tích này, doanh nghiệp có thể quyết định liệu việc thiết kế bot có đáng đầu tư hay không, đồng thời xác định mức độ phức tạp, sự phù hợp cũng như nguồn lực (cả về chi phí và nhân sự) cần thiết để triển khai.

Đối với các doanh nghiệp có khối lượng công việc lớn và liên tục, việc triển khai RPA không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng suất và hiệu quả vận hành. Trong dài hạn, Mr. Tony Dzung cho rằng RPA có thể trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

9. RPA có gì khác so với tự động hóa công việc truyền thống và trí tuệ nhân tạo AI?

RPA, tự động hóa công việc truyền thống và trí tuệ nhân tạo AI đều là những công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình. Vậy chúng có điểm gì khác nhau?

9.1. Sự khác nhau giữa RPA và tự động hóa công việc truyền thống (Automation truyền thống)

RPA và tự động hóa công việc truyền thống đều nhằm mục tiêu tự động hóa các công việc thủ công nhưng khác nhau ở cách thức hoạt động và mức độ triển khai. 

RPA hoạt động dựa trên giao diện người dùng (UI), mô phỏng các thao tác của con người như nhấp chuột, nhập liệu, hay kéo thả mà không cần thay đổi hệ thống hiện có. Điều này giúp RPA linh hoạt hơn và triển khai nhanh chóng, đặc biệt phù hợp với các tác vụ lặp đi lặp lại như tạo báo cáo hay xử lý hóa đơn. 

Trong khi đó, tự động hóa công việc truyền thống yêu cầu tích hợp sâu vào hệ thống, làm việc trực tiếp ở phần cơ sở dữ liệu (back-end). Điều này thường đòi hỏi lập trình phức tạp và tốn nhiều thời gian hơn. Tự động hóa truyền thống phù hợp với các quy trình phức tạp và đặc thù, trong khi RPA lý tưởng cho những tác vụ đơn giản, có quy trình rõ ràng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai.

9.2. Sự khác nhau giữa RPA và trí tuệ nhân tạo AI

RPA (Robotic Process Automation) và AI (Artificial Intelligence) đều là công nghệ hỗ trợ tự động hóa, nhưng có mục tiêu và cách thức hoạt động khác nhau. 

RPA tập trung vào việc thực hiện các công việc lặp đi lặp lại theo các quy tắc được lập trình sẵn, giống như một "nhân viên ảo" mô phỏng chính xác các thao tác của con người trên giao diện phần mềm. 

Trong khi đó, AI mô phỏng trí tuệ con người, có khả năng học hỏi, phân tích và tự đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Điểm khác biệt quan trọng là RPA không có khả năng tự học mà chỉ thực hiện những gì đã được lập trình, còn AI có thể cải thiện, trở nên thông minh hơn theo thời gian. Nói cách khác, RPA là công cụ hoàn hảo cho các quy trình đơn giản, rõ ràng, còn AI thích hợp cho các nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi tư duy và phân tích.

Với những lợi ích vượt trội như giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất và khả năng mở rộng linh hoạt, RPA trở thành giải pháp thiết yếu cho mọi doanh nghiệp hiện đại. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng, thông qua bài viết, doanh nghiệp đã cod cái nhìn toàn diện hơn về RPA và sớm triển khai hệ thống này để bắt kịp xu hướng chuyển đổi số.